Uw dienstverlener voor effectief debiteurenbeheer:

Facturen per email, komen die wel aan?

De laatste tijd word ik steeds vaker geconfronteerd met betalingsproblemen over facturen die naar een e-mailadres van de klant zijn verstuurd. Deze facturen worden automatisch vanuit de administratie verzonden.

Het eerste probleem voor het debiteurenbeheer is de juistheid van het e-mailadres. Vanwege reorganisatie of personeelswisselingen is een e-mailadres aan verandering onderhevig. Dit zal niet altijd gemeld worden waardoor de facturen niet “ontvangen” worden. Ook geautomatiseerde herinneringen, aanmaningen en ingebrekestellingen zullen dus niet gelezen worden.

Daarnaast kunnen e-mails ook in de map Ongewenste e-mail van het e-mailprogramma terechtkomen. Ook dit komt helaas veel vaker voor dan vroeger. Ook hier is het gevaar dat de opvolgingsmails dan eveneens niet gelezen worden.

Met een persoonlijke debiteuren opvolging komen deze problemen in een vroegtijdig stadium onder de aandacht bij zowel klant als facturerende instelling. Hiermee worden onnodige kosten en procedures, risico’s van irritaties en verstoring van de relatie vermeden

Erna Kool

Kool Debiteurenbeheer en meer..

Tip!

Voorkomen dat berichten in de map Ongewenste e-mail geplaatst worden?

Selecteer het bericht in deze map met de rechtermuisknop, kies in het submenu “Ongewenste e-mail” “Afzender nooit blokkeren” of  “Domein van de afzender nooit blokkeren”.

 Meer informatie over het opzetten en uitvoeren van actieve opvolging is te vinden op: Advisering over Debiteurenbeheer.